Software de reservas por WhatsApp para peluquerías: 4 modelos comparados

En los últimos dos años ha aparecido una categoría entera de software que promete lo mismo: que tus clientes reserven por WhatsApp y que tú dejes de coger el teléfono. Marai, Waicita, Happoin, Engrana y varios más lo cuentan con palabras casi idénticas, y todos añaden "con IA".

El problema para quien tiene un salón es que, leídas por encima, todas parecen la misma herramienta. Y no lo son. Detrás de esa promesa hay cuatro modelos de producto muy distintos, con precios, alcances y formas de trabajar que no se parecen en nada.

Esta guía no es un "top 10" ni un ranking. Es el mapa de esos cuatro modelos, con precios de 2026 tomados de las páginas oficiales, para que entiendas qué estás comprando en cada caso. Replan es uno de ellos y lo situamos con la misma vara de medir que al resto, incluido lo que no hace.

El problema que todas dicen resolver

La escena es siempre la misma. Tienes las manos en un tinte, el teléfono suena, paras, buscas un hueco, apuntas la cita y vuelves. Las citas viven repartidas entre una libreta, el móvil y los chats sin contestar. Y por la mañana descubres un hueco muerto que nadie llegó a llenar.

Los datos que verás a continuación son observaciones de terceros sobre el sector, no una garantía de resultados. Sirven para entender hacia dónde va el hábito del cliente:

• Según Reservio, en el sector se manejan tasas de inasistencia de entre el 15% y el 30%, y más del 40% de las reservas ya se hacen fuera del horario comercial.
• Según WhatsApp Business, el 80% de los mensajes se lee en los primeros cinco minutos y la tasa media de apertura es del 98%.

De ahí viene el interés por WhatsApp como canal de reserva: es donde el cliente ya está. Si quieres profundizar en lo que cuesta cada timbre, lo desarrollamos en reservas por WhatsApp vs llamadas.

Lo que cambia de una herramienta a otra no es la promesa. Es cuánto software te hace comprar para llegar a ella.

Los cuatro modelos que existen hoy

Casi todo lo que encontrarás cabe en una de estas cuatro categorías. Entender la diferencia es la mitad de la decisión.

La combinación del cuarto modelo, calendario propio gratuito y capa de WhatsApp que también funciona sobre otro sistema, es la menos habitual del mapa. Las suites traen calendario pero con límites en su plan gratuito; las capas resuelven WhatsApp pero dependen del calendario que ya tengas.

La comparativa, modelo por modelo

Los precios son de julio de 2026 y están tomados de las páginas oficiales de cada herramienta. Son orientativos: cambian según el país, el número de profesionales y el plan. Ojo también con el IVA, porque no todos lo muestran igual (algunos anuncian precio con impuestos incluidos y otros sin ellos), así que compara siempre sobre la misma base. Antes de contratar, revisa la web del proveedor.

Suites con IA conversacional

Herramienta	Precio (2026)	Qué incluye	Mejor para
Marai	Free (1 profesional, 50 citas/mes); Starter 29 €, Pro 59 €, Business 99 €/mes	Calendario, portal de reservas, bot de WhatsApp con IA, cobros con Stripe, informes, multi-sede	Negocios por cita que quieren un panel completo con bot incluido
Waicita	Lite gratis (30 reservas online/mes); Pro 26 €/mes en promoción (34 € oficial), 2 profesionales	Calendario, recepcionista IA, directorio público, cobros, web propia, reseñas	Salones de belleza que quieren sustituir varias herramientas a la vez
Happoin	Plan gratuito de entrada; planes de pago según funciones	Calendario por profesional, enlace de reservas, HappiBot, avisos por WhatsApp y correo, tienda y pagos	Profesionales de sectores muy variados que empiezan sin coste

Las tres son multisector. Marai y Happoin cubren desde peluquería hasta clínicas, veterinarias o psicología; Waicita se centra más en belleza y bienestar. Eso no es bueno ni malo, pero explica por qué su lenguaje y sus módulos no siempre encajan con el día de un salón.

Capas de WhatsApp sobre tu agenda actual

Herramienta	Precio (2026)	Qué incluye	Mejor para
Engrana	89 €/mes sin permanencia, más el consumo de Meta aparte	Agente de IA conversacional con memoria del cliente, gestión de citas, recordatorios, reseñas en Google, integración con tu agenda o CRM	Salones con un programa que ya les sirve y que solo quieren resolver WhatsApp
Gili.ai (DE)	280 € de alta más 97 €/mes, 0% de comisión	Asistente de reservas por WhatsApp que propone huecos y sincroniza con el calendario existente	Salones alemanes que quieren salir de las comisiones de plataformas
Tellmin (DE)	Según proveedor	Reserva por chat de WhatsApp con conexión a planificadores de citas ya instalados	Equipos que quieren mover toda la reserva a WhatsApp

Engrana lo dice con una claridad que conviene subrayar: en su propia comparativa se define como un complemento que se integra con tu sistema actual, no como un software de gestión completo. Es el comparador más directo de este modelo y sirve para situar precios: 89 €/mes más lo que Meta cobre por las conversaciones, que ellos no marcan al alza.

En Alemania, Tellmin tiene además un detalle interesante: lo crearon peluqueros para sus propios salones y hay salones que ya solo aceptan reservas por ese chat.

Apps de agenda con WhatsApp incluido

Herramienta	Precio (2026)	Qué incluye	Mejor para
EasyReserva	Básico 19 €, Intermedio 35 €, Avanzado 59 €/mes (sin IVA)	Agenda, reserva por WhatsApp y gestor de citas por chat desde el plan intermedio, 100 conversaciones/mes incluidas, agente de voz en el plan alto	Salones que quieren precio bajo y WhatsApp sin cambiar de sistema
Agenda de Reservas	19 €/mes, plan único	Agenda, página de reservas, WhatsApp Business integrado para confirmaciones y recordatorios	Quien busca lo mínimo funcional a precio fijo
term-in (DE)	Pro 29 €/mes; plan de 79 €/mes con WhatsApp y personal ilimitado	Reserva 24/7 con asistente, recordatorios, reseñas de Google, calendario multi-profesional	Salones alemanes que empiezan con un presupuesto contenido

Aquí el detalle que decide es dónde está WhatsApp dentro del plan. En varias de estas herramientas la reserva por chat aparece solo en un escalón intermedio o alto, no en el plan de entrada.

Calendario propio gratuito más capa de WhatsApp

Herramienta	Precio (2026)	Qué incluye	Mejor para
Replan	Calendario gratuito e ilimitado; Reservas vía WhatsApp 79 €/mes + IVA, más el consumo oficial de Meta	Calendario por profesional, contactos y servicios, reservas, cambios y cancelaciones por WhatsApp, recordatorios y avisos de retraso	Salones que quieren un calendario ágil y quitarse las llamadas, con o sin otro programa detrás

Conviene decir también lo que no hace, porque cambia la decisión: Replan no tiene TPV, ni control de stock, ni nóminas, ni campañas de marketing, ni marketplace. Si buscas un centro de mando para todo el negocio, este modelo se te quedará corto y encajarán mejor otras opciones de nuestra comparativa de software para peluquerías y salones.

El coste que las tablas de precios no muestran: los mensajes

Casi ninguna comparativa lo explica, y es la parte donde más sorpresas hay. WhatsApp no es gratis para las empresas: Meta cobra por determinadas conversaciones, y cada proveedor decide cómo te lo repercute. Hay tres modelos distintos.

• Cuota de mensajes incluida en el plan. Marai incluye entre 75 y 800 mensajes al mes por profesional según el plan, y vende packs adicionales desde 0,02 € por mensaje. EasyReserva incluye 100 conversaciones al mes y cobra 0,07 € por cada conversación extra. Es cómodo de entender, pero si tu salón se pasa de cuota, el precio real sube.
• Todo incluido sin límite declarado. Algunas plataformas internacionales, como Blyssbook, anuncian mensajería de WhatsApp sin tope. Suele implicar que el coste está promediado en la cuota.
• Tarifa de Meta repercutida al coste. Es el modelo de Engrana y de Replan: una cuota fija y las conversaciones que cobra Meta según consumo real, sin margen añadido por el proveedor.

En el caso de Replan, el reparto está publicado con detalle: chatear desde tu móvil cuando necesitas intervenir es gratis, igual que las respuestas automáticas y los mensajes de confirmación de cita. Solo se facturan los avisos proactivos, es decir recordatorios, retrasos y reprogramaciones, a la tarifa oficial de Meta y sin comisiones añadidas. La estimación que publicamos es de 5 a 7 € al mes por cada 100 citas, y el consumo se ve en tiempo real desde el calendario.

Ninguno de los tres modelos es tramposo. Pero al comparar precios conviene sumar cuota más mensajes, porque una herramienta de 26 € con cuota de conversaciones y otra de 79 € con tarifa al coste no se comparan solo por la primera cifra.

Cómo se reserva de verdad: conversación acotada o diálogo abierto

Aquí está la diferencia práctica más grande entre herramientas, y casi nunca aparece en las tablas. No va de "bots buenos y bots malos": la mayoría de estas soluciones, Replan incluida, usan un asistente que interpreta lo que escribe el cliente. La pregunta útil es otra: cuánto diálogo le pides al cliente para conseguir una cita.

Hay dos escuelas.

• Recepcionista de IA con diálogo abierto. El cliente cuenta lo que quiere con sus palabras, el asistente pregunta, recomienda, negocia horas y cierra. Es flexible y resuelve bien las dudas de un cliente nuevo o un menú de servicios complicado. A cambio, la conversación es más larga y hay más margen para que se desvíe.
• Flujo acotado sobre el calendario. El objetivo es ir a tiro hecho: servicio, hueco real, confirmación. La disponibilidad no se improvisa, sale de las reglas del calendario, así que lo que se ofrece es siempre un hueco que existe.

Este es el enfoque de Replan y merece explicarse sin adornos. La reserva la resuelve la lógica del calendario, no un modelo de lenguaje decidiendo horas. La IA se reserva para un puñado de asuntos concretos, como horarios, aparcamiento o una queja, y trabaja con temperatura baja para que responda de forma predecible. La idea es que nadie tenga que discutir con un asistente para pedir hora, y que tú puedas abrir el chat e intervenir a mano cuando quieras.

Conviene ser honesto con el argumento en los dos sentidos. SchedulingKit, que es un proveedor de software de reservas y no un estudio independiente, sostiene que los flujos directos funcionan mejor con clientes que ya saben lo que quieren, mientras el chat conversacional aporta más cuando hay dudas o el menú es complejo, y recomienda combinar los dos. Publican porcentajes de conversión, pero sin metodología abierta, así que nos quedamos con la parte cualitativa.

Aplicado a un salón, ese matiz importa: buena parte de las reservas son de clientes habituales que repiten un servicio que ya conocen. Para ese caso, un flujo corto suele ser mejor experiencia que una conversación.

Dos escenarios muy distintos

La misma herramienta puede ser acertada o excesiva según de dónde partas. En la práctica hay dos situaciones y conviene reconocer la tuya antes de mirar precios.

Tu salón todavía no usa un programa de gestión

Citas en la libreta, WhatsApp lleno de chats sin contestar y el teléfono como única puerta de entrada. Aquí el riesgo no es quedarse corto, es pasarse: empezar por una suite con TPV, stock e informes suele terminar en horas de configuración para usar el 20% de las funciones.

El orden que funciona es el inverso. Primero pon el calendario en orden, que es gratis y se hace en una tarde siguiendo la guía del calendario gratuito. Cuando el calendario ya refleje tu día real, activa las reservas por WhatsApp. Si en algún momento necesitas caja o inventario, añades otro programa para eso.

Tu salón ya tiene un programa de gestión

Koibox, Flowww, Bewe o similares cubren bien la caja, el stock, la facturación y los informes. Lo que muchos salones siguen sufriendo es otra cosa: un calendario incómodo para el trabajo diario y una reserva desasistida que el cliente no usa, porque implica buscar un enlace o entrar en una app.

Aquí las capas de WhatsApp tienen sentido, y hay varias opciones reales: Engrana si te vale el calendario que ya tienes y solo quieres la conversación resuelta, o Replan si además quieres cambiar el calendario del día a día. No hace falta abandonar tu programa actual; se trata de decidir qué pieza resuelve cada cosa.

Cómo elegir sin acabar con más software del que necesitas

Cuatro preguntas ordenan la decisión mejor que cualquier tabla:

• ¿Qué te duele hoy, la caja o el teléfono? Si es el stock, la facturación o los informes, ninguna capa de WhatsApp te lo va a resolver y necesitas una suite. Si es el teléfono y el calendario, una suite es mucho rodeo.
• ¿Tienes ya un programa que te sirve? Si la respuesta es sí, mira primero las capas antes de plantearte una migración completa. Cambiar de sistema tiene un coste en tiempo que rara vez se cuenta.
• ¿Cuántas citas al mes haces? Es la pregunta que revela el precio real. Con volumen alto, los planes gratuitos limitados y las cuotas de mensajes se quedan cortos antes de lo que parece.
• ¿Qué experiencia quieres para tu cliente? Un flujo corto para quien repite servicio, o una conversación más abierta si tu menú es complejo y tus clientes preguntan mucho antes de decidir.

Y una regla general que sirve para casi todos los salones: resuelve primero el caos del calendario y de las llamadas, y deja el resto para cuando de verdad lo necesites.

Preguntas rápidas

1.¿Es verdad que solo Replan permite reservar por WhatsApp?

No, y conviene decirlo claro. Herramientas como Marai o Waicita también conectan agenda y WhatsApp para que el cliente reserve desde el chat, y en Alemania lo hacen Gili.ai o Tellmin. Lo que cambia entre ellas es el modelo de producto: cuánto software compras además de la reserva, cuánto diálogo se le pide al cliente y cómo se te repercuten los mensajes de Meta.

2.¿Necesito un bot de IA para que las reservas por WhatsApp funcionen?

No necesariamente. Para un salón con servicios claros y clientela que repite, un flujo corto y predecible suele cerrar más citas y generar menos malentendidos que una conversación larga. La IA aporta cuando hay que resolver dudas fuera de la reserva, como horarios o aparcamiento, o cuando tu menú de servicios es realmente complejo.

3.¿Por qué el add-on de WhatsApp de Replan cuesta más que algunas suites más amplias?

Porque son cosas distintas y compararlas solo por la cifra mensual engaña en las dos direcciones. Waicita Pro está en 26 € en promoción y Marai Pro en 59 €, con cuotas de citas o de mensajes según el plan. Replan son 79 € más IVA por el servicio de WhatsApp, con el calendario gratuito e ilimitado aparte y las conversaciones de Meta repercutidas al coste. Dentro del modelo de capa dedicada, que es donde encaja, Engrana está en 89 € y Gili.ai en 97 € más 280 € de alta.

4.¿Puedo usar una capa de WhatsApp encima del programa que ya tengo?

Sí, es justo para lo que existe este modelo. Mantienes tu programa actual para caja, stock o facturación, y añades la capa que se ocupa de las reservas y los avisos por WhatsApp. En el caso de Replan tendrás también su calendario, que puedes usar como el calendario del día a día o dejar solo como soporte de las reservas.

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